Cum a ars kitul de vacanță …și cum s-a ridicat din propria-i cenușă

E 8 mai și Andrei, colegul meu, se trezește. Își face cafeaua pe care să o bea repede pe balcon înainte să plece. De la etajul șapte al blocului său din Sectorul 6 al Bucureștiului, se vede un nor de fum negru în depărtare, care începe să se întindă deasupra întregii linii a orizontului, să cuprindă tot cerul acolo unde-l duce vântul. Pare că își are originea undeva în spatele cartierului de blocuri din zare. Scoate telefonul să caute „incendiu bucuresti sector 6”, dar vede că e trecut de 8:30 și se gândește că mai bine o să caute din autobuz. Andrei se grăbește. Are programare la medic, iar apoi trebuie să lucreze toată ziua la campania de încurajare a lecturii „Kitul de vacanță”, de care se ocupă de aproape șase luni, din decembrie 2024.

În fiecare vară, abonații Bookster pot împrumuta o carte surpriză, special aleasă pentru fiecare dintre ei de algoritmul nostru isteț, care trece prin istoricul și preferințele de lectură. Cartea aceasta vine alături de un kit de vacanță - o cutiuță plină de bunătăți și surprize de tot felul, de la dulciuri la cafea și creme. Iar Andrei e colegul care coordonează întreaga campanie, cea mai așteptată în comunitatea booksterilor și de cea mai mare amploare pentru echipa noastră. An de an, 70.000 de cărți surpriză sunt alese și trimise către cititori alături de câte un kit de vacanță.

În dimineața asta, Andrei e liniștit. Din experiența de coordonare a campaniei, adunată în ultimii ani, a văzut care e costul greșelilor făcute din grabă pe ultima sută de metri și a învățat să-și ia suficient timp de buffer pentru evenimente neprevăzute. Așa că anul acesta, deși nu e nici mijlocul lui mai, aproape toate micile surprize care urmează să fie în kituri au ajuns deja în depozit. Urmează să fie împachetate curând pentru ca primele cărți surpriză să fie livrate alături de kituri peste o lună.

Andrei iese de la medic și așteaptă autobuzul să se întoarcă acasă și să se apuce de lucrat, când îl sună Teodora, CEO-ul Bookster.

„Andrei, a fost un incendiu la depozitul unde împachetăm kitul.”

Andrei se sperie, dă să întrebe ceva. Teodora continuă.

„Nimeni nu a fost rănit. Au venit pompierii, situația e sub control. Cât despre kituri și produse, nu credem că a mai rămas ceva.”

„Ok, vin acum la birou.”

poză făcută de Andrei cu telefonul de pe balcon în timpul incendiului

Care e treaba mai exact cu Kitul de vacanță?

Kitul de vacanță în câteva cifre:

• 70.000 de kituri care ajung la angajații din 1.500 de companii din toată țara
• 800.000 de mici surprize în interiorul kitului, de la 7 companii partenere
• 7 luni de negocieri și pregătiri pentru Andrei și toată echipa Bookster
• 2.200 de mesaje de la abonații care primesc cartea surpriză și kitul, care ne fac ziua mai bună
• 3 colegi noi în echipa de logistică Bookster pe perioada verii
• 1 algoritm care să recomande cărți surpriză tot mai potrivite pentru fiecare cititor, an de an
• 1 masterdoc Distributie_obiecte_in_kituri.xlsx în care Andrei se asigură că oricare două kituri au cam la fel de multe surprize în ele, ca să nu primească nimeni un kit mai „golaș”
• 6 ani de când campania are loc an de an - de la 20.000 de cărți surpriză livrate alături de kituri în 2020 la 70.000 în 2024

Dincolo de numere, kitul de vacanță e pentru noi, la Bookster, acel lucru despre care știm mereu că va aduce zâmbete în comunitatea de cititori și, uneori, acea curiozitate și bucurie pe care le simțeam atât de des în copilărie.

Înainte să mă angajez la Bookster, aveam acces la acest serviciu în compania în care lucram. Îmi amintesc cum într-o zi din mijlocul verii am simțit puțin din veselia dimineților de Crăciun din copilărie. Am căutat la colțul Bookster cartea surpriză cu numele meu pe spate, așa cum cauți un prieten într-o gară plină de oameni. Cartea - „Învățare” de Tara Westover, un clasic contemporan pe care voiam de mult timp să-l citesc și l-aș recomanda oricui - m-a însoțit apoi în concediu și a stârnit discuții animate în grupul meu de prieteni. Apoi m-am dus la biroul meu și am început să scot suprizele din kit, una cât una, și să-i întreb pe colegi dacă și lor „le-au picat” aceleași lucruri. Am umblat toată săptămâna aceea cu ochelarii de soare Bookster cu ramă roșie și am împărțit biscuiții cu gust de copilărie cu prietena mea din clasa a V-a.

Când m-am alăturat echipei Bookster, am înțeles că, în fiecare an, zeci de mii de angajați din toată țara aveau o experiență similară cu a mea. Inboxul Bookster era plin de mesaje de la cititori despre cum „i-am nimerit la fix” cu cartea surpriză sau își doreau de mult să o citească și acum au primit în sfârșit un mic imbold să o facă.

Kitul e așa îndrăgit în comunitatea Bookster încât, vară de vară, încă de la începutul lunii iunie, colegii de la customer service încep să primească întrebări despre el, iar în bara de search din aplicație încep să apară căutările:

kit, kit de vacanta, kit de vaca

În contextul acesta, era imposibil, nu doar pentru Andrei, ci pentru orice coleg din echipa noastră, să renunțăm la campania cu kit doar din cauză că nu mai avem kituri.

Relaxează-te, kitul de vacanță e (în sfârșit) aici

În ziua aceea de mai, când Andrei a ajuns la birou, o celulă de criză formată din vreo 10 colegi punea deja la punct un plan într-o sală de ședințe.

La muncă, ne confruntăm cu toții zilnic cu probleme mari și mici, iar asta era o problemă foarte mare pentru întreaga echipă Bookster. Eu, care mă panichez și când îmi dau seama că nu am pus toate diacriticele într-un text, n-am putut să nu admir calmul și reziliența cu care colegii mei au gestionat situația.

Din luna decembrie, Andrei purtase zeci de discuții cu reprezentanții companiilor care trebuiau să aprovizioneze sute de mii de produse pe care să le punem în kit. Acum era momentul ca el să le explice că aceste produse au ars și să întrebe dacă ne pot ajuta, măcar parțial, cu înlocuirea lor. Nu era plăcut să fii în locul lui Andrei, dar era și mai neplăcut să fii de partea cealaltă a conversației. Cu toate astea, Andrei a fost întâmpinat cu la fel de mult calm și înțelegere de absolut toți partenerii cărora le-a dat vestea. Într-o astfel de situație sensibilă, empatia și susținerea partenerilor noștri au însemnat foarte mult pentru toată echipa Bookster. Iar disponibilitatea lor de a continua campania, în ciuda celor întâmplate, a făcut posibil ca, în cele din urmă, kiturile să ajungă vara asta la cititori. Alături de echipa de marketing, Andrei a contactat și alți potențiali parteneri pentru a găsi și alte produse pentru noile kituri. Știam că negocierile au avut succes când un clopoțel suna dinspre biroul colegilor de la marketing și o altă coloană apărea în noul document Distributie_obiecte_in_kituri(1).xlsx.

Între timp, colegii din echipa de logistică, responsabili cu pregătirea și livrarea cărților surpriză și a kiturilor de vacanță, își planificaseră toată vara în funcție de această campanie, cea mai aglomerată perioadă din an pentru ei - un fel de Black Friday la Bookster. Își organizaseră concediile astfel încât să nu lipsească prea mulți dintre ei deodată și se pregăteau să angajeze colegi noi pe timpul verii. În săptămâna incendiului, planul a fost refăcut, schema de concedii replanificată și recrutarea amânată.

Pe 24 iulie, la 39 de zile după data la care ar fi trebuit să înceapă campania, prima carte surpriză, alături de primul kit, a ajuns la primul cititor. 54.999 de alte kituri erau gata să-l urmeze. Și Andrei a răsuflat ușurat, ca și cum și-ar fi ținut respirația din mai și până atunci.

Acum, poți găsi Kitul și cartea surpriză chiar aici.

colegul nostru, Andrei, coordonatorul campaniei Kitul de vacanță, care în fiecare vară devine „una cu kitul”

De ce spunem povestea Kitului?

Față în față cu o situație în afara controlului nostru, în care miza e o mică surpriză care le aduce oamenilor un moment de fericire, creată prin munca și resursele multor colegi și parteneri, am simțit totuși multă speranță. Am văzut nu doar cum un număr mare de oameni reușesc să se mobilizeze, să se coordoneze și să comunice astfel încât să rezolve o problemă într-un timp record. Mai mult de atât, am văzut empatia și înțelegerea pe care acei oameni și le-au arătat unii altora în condiții de stres și reziliența care i-a făcut să transforme resemnarea în acțiune. În viața mea profesională, astfel de momente mă fac să mă bucur că m-am întors să muncesc în România și că simt recunoștință pentru competența, determinarea și inteligența emoțională a celor cu care am norocul să lucrez.

Recunoștință pe care o simțim cu toții la Bookster

• poate cel mai important, pentru toți partenerii care ne-au oferit produsele din kituri, dar și susținerea și înțelegerea lor, fără de care nu există Kitul de vacanță: Kandia, L'Oréal, Jacobs, Nestle, Unilever, Auchan, Yves Rocher, Alka, Mentos, Dentsu, Dr. Oetker, Interbrands Orbico, BIC,
• pentru colegii care s-au dat peste cap și s-au adaptat,
• pentru partenerii de la TCE Delivery care s-au repliat foarte repede după incident, au găsit un nou spațiu și ne-au ajutat cu asamblarea și împachetarea kiturilor
• și, nu în ultimul rând, companiilor care le oferă Bookster angajaților și cititorilor din comunitate, fără de care nu există Bookster.